Jūsu iesūtnes tīrīšana ir uzdevums, kas lielākajai daļai no mums rodas mūsu I'll-tackle-that-later-list - tieši starp banku izrakstīšanas pieteikumiem un junk stieņu sakārtošanu. Bet kāpēc?
Tāpēc, ka cilvēkiem ir grūti izdarīt kaut ko darīt, ja vien viņi neredz augšupejošu.
Šeit ir iemesls padarīt iesūtnes organizāciju par ļoti prioritāru: tas padarīs jūs laimīgāku, mierīgāku un produktīvāku cilvēku.
Pētījumā, ko Radicati veica dažus gadus atpakaļ, pētnieki prognozēja, ka vidējais darbinieks līdz 2015. gadam sūtīs un saņems apmēram 125 e-pasta ziņojumu. Tas ir aptuveni 45625 e-pasta ziņojumu gadā, ieskaitot "graymail", bet neieskaitot personīgo e-pastu. Tātad, ja jums ir draugi, jūs varat doties uz priekšu un uzkāpt, ka šis skaitlis ir izveidots uz augšu. Ko tas savlaicīgi papildina?
2012. gadā McKinsey & Company ziņojumā konstatēts, ka cilvēki pavada apmēram 28% darba nedēļas lasīšanas un atbildes uz e-pastu. Tas ir aptuveni 12 stundas nedēļā. Es nezinu par tevi, bet, ja es varētu samazināt šo skaitli uz pusi, man būtu vairāk laika iet uz jogu.
Bet tas ir vairāk nekā tikai laika atbrīvošana. Es uzskatu, ka jūsu iesūtne ir jūsu prāta stāvoklis. Un to tīrīšana patiešām attiecas uz mieru, kas nāk kopā ar pūļu pārvarēšanu. Kad jūs sākat domāt par e-pastu šādā veidā, pēkšņi noskaņojat, cik svarīgi ir kontrolēt iesūtni. Tālāk ir minēti daži soļi, lai jūs sāktu:
1. Uzdot sev grūti jautājumus. Jums varētu būt jautājums, kas pašrefleksijai ir saistīts ar iesūtni. Viss, patiešām. Ārējā ir iekšējā attēla forma. Domājat par iesūtni, kas atspoguļo jūsu prāta stāvokli, vispirms uzdodam sev jautājumu, kāpēc jūs ļaujat iesūtnei izkļūt no kontroles un kādas citas lietas var padarīt justies nekontrolējamu jūsu dzīvē. Atbilde varētu būt tikpat vienkārša kā pārspīlēta vai tik nopietna, kā izvairoties no tik ļoti nepieciešamās karjeras maiņas. Šo problēmu identificēšana un saskarsme var būt vissarežģītākā visa procesa daļa. Atbildiet sev godīgi, un jūs būsiet garīgi un emocionāli gatavi risināt šo uzdevumu.
2. "RDFS" Jūsu nelasītie e-pasta ziņojumi. Savā grāmatā " Bird by Bird: dažās rakstīšanas un dzīves instrukcijās" Anne Lamott atceras, ka kādā bērnībā viņas brāli kādreiz mācījās skolas projekts par putniem. Viņas tēvs teica savam brālim projektu "putns ar putnu", lai to neapgrūtinātu lielais uzdevums. Iespējams, jums ir biedējošs neskaitītu e-pasta ziņojumu skaits. Jums to jādara putns ar putnu. Nedomājiet par to, ka jādara, vienkārši atlaidiet savu iesūtni, mazliet atceroties, ka jūs esat apņēmies izpildīt šo uzdevumu savai garīgajai labklājībai. Redzot katru e-pastu, jo tas, kam viss ir paredzēts, ļauj atbrīvoties no tiem, šķiet, ka esat kaut ko paveicis. "RDFS" -ing ir vienkāršs veids, kā to izdarīt. Es pielāgoju šo burvīgo akronīmu no bijušā bijušā boss, kurš man teica, ka katram jaunam e-pastam nepieciešams viens no četriem darbiem: reaģēt nekavējoties, izdzēst bez atbildes, sekot līdzi vai saglabāt turpmākai atsaucei. Ņemot vērā, ka jums ir tikai četras iespējas katram jaunam e-pastam izkliedēs izlēmības un bezpalīdzības sajūtas, samazinās laiku, kas nepieciešams, lai kārtotu savus nelasītos e-pastus un palielinātu produktivitāti. Kad jūs iziet cauri visiem 5000 nelasītajiem e-pasta ziņojumiem (vai arī kāds ir jūsu numurs ... nav sprieduma), liela daļa no tiem var iekļūt kategorijā "sekot" vai "ietaupīt uz nākotni", bet tāpēc nākamais svarīgais solis ir iegūt tādu organizāciju sistēmu, kas jums strādā.
3. Organizējiet to, kas ir pa kreisi. Tas nekad vairs mani neizbrīns, kā mēs ar organizāciju apsolījāmies. Google pavisam jauns e-pasta pakalpojums, kas tiek saukts par iesūtni, izmanto e-pastu kā uzdevumu saraksta modeli. Tas ļauj jums sakārtot e-pastus kā "piestiprinātas", "atliktās" vai "pabeigtās" kategorijas un apkopot lielu skaitu e-pasta ziņojumu "saišķos" uz padarīt iesūtne jucekli vairāk vadāmu. Jā, tas patiešām ir lietotājam draudzīgs, taču to neuzkrītoja tā spožums. Jums nav nepieciešams, lai jūsu iesūtne būtu tīra. Neviens burvju uzbrukums nav tas, kas padarītu šo procesu par vieglāku. Bet šeit ir labas ziņas: ir muļķības izturīga formula. Jūsu iesūtnē atteikšanās prasa tikai izstrādāt sistēmu un saglabāt to atbilstoši. Ja jūs varat to izdarīt, tu esi zelta.Tas ir tas, kā es to daru: es izmantoju vienu Gmail iesūtni visiem maniem e-pasta ziņojumiem, un pēc tam, kad esmu izveidojis "RDFS" - uzrakstīju savus jaunos e-pasta ziņojumus, es arhivēju savu "Saglabā nākotnē" "E-pastus, izmantojot Gmail mapes, kuras var būt ar krāsu kodējumu un ligzdām. Ja atbilstoša mape nepastāv, es izveidoju jaunu. Šobrīd man ir 65 aktīvās mapes. (Lielākā daļa e-pasta serveru var veikt līdzīgu funkciju, ja neizmantojat Gmail.) Pēc tam es piesaistīšos maniem "sekojošiem" e-pasta ziņojumiem, kurus es glabāju savā iesūtnē (mēģinu nekad neļaut šim skaitlim iegūt vairāk par 100, jo es zinu tas personīgi liek man justies pieblīvēts). Ja šie "sekojošie" e-pasta ziņojumi prasa manu rīcību, es izveidoju "uzdevumu" Google kalendārā (piem., "Izvēlieties vietu pusdienām ar Lisa" vai "Nosūtīt Excel izklājlapu manam priekšniekam") un pievienojiet datumu uz šo uzdevumu, lai saņemtu atgādinājumu, ja nepieciešams. Tādā veidā es neesmu pamodies nakts vidū, uztraucoties par to, ko es aizmirsu darīt. Nopietni, tas ir vērts labu nakti miega. Izaiciniet sevi izstrādāt savu organizācijas protokolu. Jebkura piemērota un ilgtspējīga metode darbosies, ja jūs to pievērsīsit.
4. Pārvarēt lielos akmeņus vispirms. Saskaņā ar Stephen Covey, kurš uzrakstījis septiņus ļoti veiksmīgu cilvēku ieradumus, "lielie dzīves akmeņi" ir uzdevumi, kurus, ja jūs neieviesīsiet vispirms, jūs nekad viņiem neiesiesit. Tomēr tie bieži ir vissvarīgākie. Un, kad mēs tos izvairāmies, viņi lielā mērā uztrauc mūs garīgi un emocionāli. Kad jūs e-pasta ziņā izmantojat lielo akmeņu metaforu, varat redzēt, cik viegli ir tērēt lielāko daļu savu laiku tiešsaistē, risinot mazos graudu smiltis - neatliekamus e-pastus, kas prasa tūlītēju uzmanību un dod mums ilūziju par produktivitāti - un atlaist lielās klintis - e-pastus, kas mums prasa nopietni domāt vai darīt. Jo ilgāk šie lielie akmeņi kļūst par prioritāriem, jo lielāka trauksme izraisa mūs. Izkliedē potenciālo stresu, padarot zvērestu vispirms risināt lielo roku e-pastus. Vienmēr Iespējams, ir pret intuitīvu, lai vispirms risinātu grūtākos, laikietilpīgākos iesūtnes posteņus, taču, ņemot vērā laiku, lai noskaidrotu, no kā jums prasa šie e-pasta ziņojumi, jūs ilgtermiņā ietaupīsiet laiku un stresu. Pēc tam, kad jūs izelpājat, sajūta plecu nosprieguma atbrīvošana, apbrīnojot jūsu seno iesūtni, tas atkal sāks uzpildīt. Tāda ir dzīve. Bet nesaņemiet pārblīvētību - dziļa tīrīšana ir pabeigta, un tā ir grūta daļa. Uzturēšana ir vienkārša daļa, kad jums ir muļķības noturīga sistēma. Es runāju no pieredzes, kad saku, ka produktīvās dienas un miermīlīgas naktis būs viss nepieciešamais, lai jūsu iesūtne nekļūtu pārblīvēta.
